FORMITEL

2. méthodes

optimisation des réunions

Des années de pratique nous ont permis d'identifier des problèmes trop souvent présents dans les réunions :

- absence de préparation,

- temps important passé pour mettre les participants d'accord,

- compte rendu non conforme à la réunion,

- compte rendu disponible trop longtemps aprés la réunion pour être efficace...

Une piste suivie par beaucoup d'acteurs des Nouvelles Technologies a consisté à utiliser ces technologies pour relier les gens à distance, dans l'espace, mais pas forcément dans le temps : télé conférence, visio conférence... Il s'agissait donc de reproduire, à distance, les schémas habituels de réunion, en introduisant des technologies pour permettre aux participants distants de travailler presque comme s'ils se trouvaient dans la même pièce.

Nous vous proposons une stratégie radicalement différente, en permettant aux participants d'une réunion de travailler à distance à la fois dans l'ESPACE, mais aussi dans le TEMPS. Car aujourd'hui, ce qui coûte cher dans notre société d"opulence communicationnelle" (Abraham MOLES), c'est parfois plus le fait d'être disponible au même moment que de pouvoir entrer en contact avec un correspondant à l'autre bout du monde. Nous avons tous été confronté à ces responsables insaisissables, dont l'emploi du temps est si chargé qu'il est pratiquement impossible de les rassembler en réunion dans des horaires décents,même si leurs bureaux se trouvent au même étage. Par contre nous ne rencontrons plus guère de problèmes pour téléphoner dans des pays lointains, à des tarifs abordables.

Nous proposons donc d'utiliser ces Nouvelles Technologies pour travailler en asyncrhone plutôt qu'en synchrone et réduire ainsi les contraintes imposées par le fait de devoir travailler au même moment, sur le même sujet. Il ne s'agit pas de supprimer totalement les réunions présentielles (les acteurs ayant tenté à la fin des années 90 la carte du tout e-learning ont tous compris la nécessité de respecter la dynamique de groupe, les contacts minima entre les participants) mais de rendre plus efficace le temps passé à travailler ensemble au même moment. Pour cela plusieurs pistes concrètes sont ouvertes par les technologies :

- préparer les réunions à distance,

- gagner du temps dans l'animation,

- accélerer la préparation des compte rendus,

- suivre à distance.

Certains des outils supportant ces méthodes sont présentés sur ce site : IDEOTEST , Mind Manager  ...

Pour vous permettre de vous approprier rapidement ces méthodes, nous vous proposons des formations  courtes mais efficaces !